Trong hoạt động kinh doanh của một công ty, việc đo lường và đánh giá các chỉ số KPI rất được quan tâm chú trọng. Vì nó thể hiện kết quả làm việc của doanh nghiệp là hiệu quả hay giảm sút. 

Tuy nhiên, hầu hết các doanh nghiệp chỉ đang tập trung vào những KPI phổ biến mà bỏ quên các chỉ số khác cũng quan trọng không kém. Sau đây, EZSale sẽ bật mí những KPI cần nắm bắt để quản lý Sales hiệu quả hơn!

1. Hiểu thế nào là chỉ số KPI?

KPI – Key Performance Indicators: chỉ số đánh giá hiệu suất làm việc. Nó là chỉ số đánh giá và đo lường hiệu suất làm việc của công ty, tổ chức hoặc cá nhân so với mục tiêu đề ra ban đầu. KPI được thể hiện bằng số liệu, phần trăm, những chỉ số định lượng.

Mỗi phòng ban, bộ phận hay những công ty khác nhau sẽ có những chỉ số KPI khác nhau. Nhưng mục đích chung của chúng đều là giúp các nhà quản trị đánh giá chính xác hơn về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp mình. Từ đó có chế độ khen thưởng và những quyết định phù hợp. 

Đối với phòng kinh doanh, các chỉ số KPI được đặc biệt quan tâm. Vì nó thể hiện tiến độ và cảnh báo những rủi ro cần phải thay đổi để đạt mục tiêu. Góp phần hoàn thành mục tiêu chung của cả doanh nghiệp.

2. Nắm chắc KPIs của Sales giúp doanh nghiệp những gì?

Quản lý KPIs của Sales thường xuyên sẽ giúp doanh nghiệp luôn trong trạng thái chủ động, cụ thể:

• KPIs phản ánh kết quả làm việc của Sales tại thời điểm hiện tại so với mục tiêu đã xác lập
• Việc đo lường chính xác KPIs sẽ giúp doanh nghiệp đưa ra những đánh giá và quyết định khách quan hơn. Đồng thời nó cho Sales cơ hội để nhìn nhận xem mình có đang sai ở đâu và cần phải làm gì để cải thiện kết quả.

• KPIs là cơ sở để nhà quản trị đánh giá hiệu suất các phòng ban và năng lực của Sales. Từ đó đưa ra những chính sách khen thưởng phù hợp. Và phân bổ công việc sao cho tương ứng với khả năng của từng nhân sự.
• KPIs giúp Sales lên kế hoạch cụ thể, xây dựng to – do – list để follow sát KPIs đó. Tạo ra sự rõ ràng trong công việc và động lực thúc đẩy Sales làm việc nghiêm túc. 
• KPIs còn tạo ra tính cạnh tranh giữa các Sales với nhau. Họ cần phải cố gắng nhiều hơn để vượt KPIs và chạy đua KPIs so với những người khác. Giải thưởng nhân viên có doanh số cao nhất luôn là mục tiêu của hầu hết nhân viên kinh doanh.

3. Các chỉ số KPI cần nắm bắt để quản lý đội Sale hiệu quả

• Số khách hàng tiềm năng và cơ hội mới

Mỗi doanh nghiệp sẽ có những cách định nghĩa, xác định khách hàng tiềm năng khác nhau. Tuy nhiên, dù là định nghĩa nào thì kiểm soát số khách hàng tiềm năng vẫn luôn là việc mà mọi doanh nghiệp cần chú ý.

Chỉ số KPI về lượng khách hàng tiềm năng và cơ hội mới cho thấy khả năng đạt mục tiêu có triển vọng hay không. Nếu đến giữa tháng mà lượng khách hàng tiềm năng vẫn rất thấp so với mục tiêu, Sales cần xem lại mình phải điều chỉnh gì. Và nhà quản lý đã giao việc phù hợp với năng lực của nhân sự hay chưa. Từ đó đưa ra những quyết định kịp thời.

• Tỷ lệ chuyển đổi khách hàng tiềm năng thành khách hàng mới

Tỷ lệ chuyển đổi cao cho thấy Sales đó có khả năng bám sát hành trình khách hàng để chốt sale thành công. Nhà quản lý có thể đánh giá năng lực nhân viên qua chỉ số này bằng cách so sánh với nhân viên khác.

Nếu như tỷ lệ chênh lệch diễn ra trong thời gian ngắn thì có thể là do Data từ marketing chưa phân bổ đều về chất lượng. Nhưng nếu nó diễn ra trong thời gian dài thì chắc hẳn vấn đề nằm ở Sales.

Nếu như tỷ chuyển đổi liên tục thấp, nhà quản lý cũng nên xem xét Sales có đánh giá đúng độ tiềm năng của khách hàng. Hay do Sales đó chưa biết cách chốt sale thành công. Từ đó đưa ra những chương trình đào tạo thích hợp.

• KPIs cuộc gọi

Chỉ số này cho phép nhà quản lý biết Sale đang làm việc như nào. Muốn gia tăng doanh số cần mở rộng phạm vi tiếp cận. Mà gọi điện thật nhiều chính là cách để mở rộng phạm vi đó. Cho nên chỉ số này cần được đề cao chú trọng nhiều hơn đối với đội ngũ bán hàng.

• Số Data mới

Đây là chỉ số KPI cần được thường xuyên để ý. Số lượng data mới thu được trong ngày, tuần, tháng là bao nhiêu. Bao nhiêu data đã liên hệ và bao nhiêu data cần follow. So với tuần, tháng trước là tăng hay giảm và giảm vì lý do gì, cần khắc phục như thế nào,…

Nếu data ít quá và không có sự tăng trưởng. Doanh nghiệp cần làm việc lại với marketing để tìm nguyên nhân và đưa ra giải pháp kịp thời.

• Doanh số bán hàng

KPIs doanh số bán hàng là cách đo lường đơn giản nhất để biết phòng Sale có đang làm việc hiệu quả không. Doanh số tháng này là bao nhiêu, đạt bao nhiêu % so với mục tiêu và tăng hay giảm so với cùng kỳ tháng trước. 

Việc nắm bắt sát sao chỉ số KPI về doanh số sẽ cho doanh nghiệp cái nhìn đúng đắn về chiến lược mà phòng Sales đang thực hiện. Để từ đó quyết định nên tiếp tục làm hay phải thay đổi. 

• Lợi nhuận/ Hoa hồng

Đây là chỉ số KPI vô cùng quan trọng để đánh giá hiệu quả kinh doanh của đội ngũ bán hàng. Doanh nghiệp cần đặt ra KPI rõ ràng cho tiêu chí này. Nếu KPI không đạt, tổng chi phí bỏ ra cao hơn lợi nhuận thu được. Thì đã đến lúc bạn nên xem xét lại hoạt động kinh doanh của mình. 

Chỉ số KPI này cũng cho doanh nghiệp biết phân khúc và sản phẩm nào đang hoạt động hiệu quả. Từ đó đưa ra chiến lược tập trung vào đâu và cần lược bỏ phân khúc nào.

4. EZSale – Giải pháp giúp nắm bắt KPIs để quản lý Sales hiệu quả hơn

Với tất cả các chỉ số KPI phía trên, việc quản lý và kiểm soát liên tục là không hề dễ dàng đối với nhà quản lý. Vì họ phải đảm nhiệm một lúc rất nhiều việc. 

Do đó, EZSale ra đời với sứ mệnh là hỗ trợ các doanh nghiệp tối ưu hiệu suất phòng kinh doanh. EZSale tích hợp tất cả các chỉ số KPI quan trọng và cần thiết trong một ứng dụng. Nó giúp doanh nghiệp:

• Thiết lập các chỉ số KPI nhanh chóng

Thay vì mất thêm công đoạn nhắn gửi để thiết lập KPIs cho cá nhân. Thì với EZSale, doanh nghiệp có thể thao tác nhanh chóng ngay trên hệ thống. Sales sẽ làm việc theo KPIs đó và mọi thứ sẽ được cập nhật tự động trong mục “KPI tiến độ”.

Tính năng này không chỉ tiết kiệm thời gian cho nhà quản lý mà Sales cũng tiếp nhận công việc rất nhanh. Quy trình cũng tinh gọn hơn cách làm truyền thống, mọi thứ đều được tự động hóa nhờ EZSale.

• Theo dõi sát sao các KPI

EZSale liên tục cập nhật tiến độ KPIs realtime. Nó giúp cả nhân viên Sales và nhà quản trị đều có thể nhanh chóng theo dõi mà không cần chờ tới báo cáo cuối ngày, tuần, tháng,…

• Báo cáo liên tục

Với tính năng cập nhật liên tục, mọi thay đổi của KPIs đều được hệ thống của EZSale thống kê trong mục “Report” với các tiêu chí nhỏ là: Báo cáo Sale (báo cáo tổng quát), Báo cáo doanh số và doanh thu, Báo cáo cơ hội, Khách hàng chốt hợp đồng, Khách hàng tiềm năng, Khách hàng từ chối, Báo cáo về cuộc gọi. Nhà quản lý có thể nắm bắt tình hình công việc bất cứ lúc nào.

• Thông báo/Nhắc nhở tự động

Tính năng này có tác dụng đối với cả nhà quản trị và nhân viên Sales.

+ Đối với nhà quản trị: Hệ thống của EZSale sẽ thông báo tới tài khoản của nhà quản trị về số KPIs đã và chưa được hoàn thành. Nhân viên nào vừa tạo cơ hội thành công. Số cuộc gọi, nhân viên hoàn thành công việc,… cũng đều được thông báo liên tục.

+ Đối với nhân viên Sales: Sales sẽ được nhắc nhở thường xuyên về những đầu việc cần hoàn thành. Nó giúp hạn chế tỷ lệ công việc bị bỏ lỡ, chậm deadline. 

EZSale cũng thông báo về công việc Sales được giao, KPIs đã được cập nhật, công việc đã hoàn thành. Để Sales luôn nắm bắt chính xác và nhanh chóng kết quả làm việc của mình.

Với EZSale, việc nắm bắt KPIs giờ đây chỉ là một vấn đề vô cùng đơn giản, nhẹ nhàng. Và nó chính là giải pháp hỗ trợ đắc lực cho doanh nghiệp trong việc quản lý Sales hiệu quả hơn!

5. Kết luận

Như vậy có thể thấy, để quản lý Sales hiệu quả hơn, doanh nghiệp cần nắm chắc các chỉ số KPI cần thiết. Với cách làm truyền thống, đôi khi doanh nghiệp vẫn thường bỏ quên những KPI mà đáng lẽ ra chúng cần được quan tâm hơn thế. 

Đó cũng là một trong những lý do khiến doanh nghiệp phát triển chậm do chưa sát sao với những chỉ số đo lường hiệu suất. Vì vậy mà họ không đưa ra những đánh giá và quyết định đúng đắn. Làm giảm hiệu quả kinh doanh.

Nếu như doanh nghiệp bạn cũng đang loay loay giữa rất nhiều các chỉ số KPI rắc rối. Liên hệ ngay đến EZSale để chuyên gia tư vấn giải pháp của chúng tôi được giúp bạn giải quyết mọi vấn đề nhằm đột phá doanh số trong thời gian ngắn.

Xem thêm:

Bài 2: Cách quản lý KPIs của Sale hiệu quả cho nhà quản trị | Series “Quản lý Sale như nào cho chuẩn?”